La nueva forma de trabajar … en el futuro

En la primera década de 2000, estaba trabajando para un operador nacional de telecomunicaciones con la responsabilidad de las áreas tecnológicas, específicamente  en tecnologías de la información, cuando apareció la amenaza de una posible pandemia de gripe, H1N1 o gripe aviar. La compañía, que era bastante moderna y ya tenía algunas herramientas de trabajo avanzadas para la época, tuvo que adaptarse rápidamente a la situación y preparar los trabajos para operar de forma remota. ¡Afortunadamente fue solo una amenaza!

En base a esta experiencia, implementamos de inmediato la filosofía del trabajo móvil en ARQUILED, basada en una computadora portátil y un teléfono móvil, reemplazando todas las computadoras y teléfonos fijos. El segundo paso fue pasar a la nube, de modo que, de esta manera, toda la información y las aplicaciones sean accesibles desde cualquier lugar, a través de una conexión segura. Finalmente, y extremadamente importante, las herramientas de colaboración. Ya sea para conversaciones de texto (también conocido como chat), videoconferencia o llamadas de voz. La compañía pudo así operar desmaterializada y, virtualmente, desde cualquier parte del mundo.

Aunque somos una empresa portuguesa de tamaño mediano, tenemos un equipo repartido en varias ubicaciones. Desde Lisboa, Oporto, Mora (donde se encuentra la fábrica) y algunos empleados en Colombia y Brasil. Este enfoque nos permitió acercarnos a las geografías y trabajar juntos de forma rápida e intuitiva. Al mismo tiempo, implementamos el teletrabajo como una opción, ya sea porque el empleado necesita brindar asistencia familiar o porque es necesario estar más enfocado.

COVID-19: acelerarando el futuro del trabajo

Por lo tanto, cuando llegó la pandemia de COVID-19, el proceso ya estaba establecido. Incluso antes de la declaración del estado de emergencia, optamos por una cuarentena voluntaria pasando todas las funciones que lo que permiten para teletrabajo. La decisión se comunicó un día y al día siguiente todos estábamos teletrabajando.

Desde un punto de vista tecnológico, todo salió bien. Cada uno trabaja a su propio ritmo y hay reuniones programadas para sincronizar los equipos. Sin embargo, sentimos que faltaba algo, ese vínculo invisible que nos une, para socializar, para hablar de todo y nada. Claramente, faltaba el componente social.

Afortunadamente tenemos un equipo fantástico que pronto encontró una solución. Comenzamos a usar una herramienta, Yammer, que es una red social corporativa cerrada, solo dentro de la empresa, donde tenemos como regla essencial dejar el trabajo fuera de las conversaciones! Es como el café que bebemos juntos en la oficina y hablamos de cosas cotidianas, intercambiamos recetas o participamos en pasatiempos.

Además, comenzamos a hacer monitoreo de proximidad, los gerentes se reservan un tiempo para llamar a los empleados, simplemente para hablar. Todos estos aspectos tuvieron (y tienen) un fuerte impacto en la moral y el espíritu del equipo. A pesar de toda la tecnología, somos seres sociales y este componente demostró ser fundamental para garantizar la cohesión y la productividad.

No utilizamos herramientas de control de tiempo y asistencia y no requerimos un horario rígido, pero insistimos en que los empleados comprendan que deben crear la separación entre el tiempo de trabajo y el tiempo de ocio. Cuando vamos a trabajar para la oficina es el tiempo de viaje que activa esta separación. En casa esto no sucede naturalmente y es necesario crear esta disciplina.

Y a pesar de los cambios, la productividad de la compañía ha estado funcionando normalmente, con muy buenos resultados. El trabajo continúa como si todos estuviéramos en la oficina. El negocio internacional incluso se ha acelerado porque, de alguna manera, todos estamos en las mismas circunstancias, y las videoconferencias no tienen fronteras. Es curioso que, al aislarnos, nos acercamos.

Creo que avanzaremos hacia un híbrido, con algunas sesiones presenciales, combinadas con escenarios de teletrabajo más completos.

Una lección para recordar: nunca descuidar el componente humano y social.

Miguel Allen Lima

ARQUILED CEO
Master of Science en Ingeniería Eléctrica y Computación por el Instituto Superior Técnico de Lisboa
MBA por el IESE/AESE

Nota: Este artículo fue publicado originalmente en el periódico Público, aqui.